Empresa de desenvolvimento de software:
Tomemos como exemplo
uma empresa de desenvolvimento de software. Nessa empresa, como em
muitas outras, há uma série de passos ou etapas que devem ser seguidos
antes que se dê início a qualquer projeto.
Estas etapas são constituídas por diferentes atividades e exercidas por várias pessoas. Algo importante a ser notado é que essas etapas são interdependentes, isto é, as informações geradas em uma etapa são, em geral, utilizadas nas outras. O fluxo de informações tem, portanto, vital importância neste processo.
Basicamente, há o seguinte fluxo: um funcionário da empresa encontra-se com o cliente, com o intuito de determinar os requisitos do projeto. O funcionário tem como objetivo extrair aquilo que é realmente importante das informações que lhe foram passadas e, em seguida, entrar com os dados do projeto e do cliente no sistema interno da empresa.
Os dados coletados pelo funcionário irão, na próxima etapa, para as mãos de um projetista, que será responsável por desenvolver uma solução para o projeto, ou seja, fazer uma modelagem do sistema a ser desenvolvido.
Posteriormente, essa modelagem deverá ir para as mãos de outro funcionário, responsável por apresentá-la ao cliente, de um modo que seja fácil de entender e que permita ao cliente perceber se é isso o que ele realmente quer (pelo menos em teoria). Neste ponto, o cliente tem duas escolhas. Ou ele aceita o projeto, ou ele o rejeita. Caso ele aceite, esta informação será repassada ao gerente da empresa, que fará um contrato com o cliente e dará o aval para o início do desenvolvimento. Caso o cliente rejeite, esta informação também chega ao gerente, que decide então se o projeto volta para as mãos do projetista - para eventuais modificações - ou é descartado, terminando assim o processo. É possível notar, com o que foi visto até aqui, que houve um fluxo de trabalho entre os diversos participantes.
Um sistema gerenciador de workflows seria perfeito para esta empresa, pois ele tem justamente a função de mostrar para os participantes corretos quais atividades devem desempenhar e o momento certo em que devem agir. Além disso, o gerente poderia ter um controle completo sobre o andamento do projeto, sobre a produtividade de cada funcionário ou de um grupo de funcionários, fazer auditorias, encontrar possíveis gargalos no processo de produção, entre várias outras vantagens.
Suponha agora que a empresa deseje criar um novo departamento: controle de qualidade. Com a adição do novo departamento a modelagem passa a ser analisada, antes de ir parar nas mãos do funcionário que a apresenta ao cliente, pelo crivo de um funcionário do controle de qualidade. O que temos aqui é uma mudança no processo de produção da empresa. Um sistema gerenciador de workflows tem também, como uma de suas características, tornar fácil este tipo de atualização e até mesmo a criação de novos processos.