Definições

Embora a definição de sistema de workflow apresentada seja razoavelmente precisa, alguns pontos referentes a sua utilização num ambiente empresarial podem ser melhor esclarecidas através de um exemplo. Mas antes de começar, é importante apresentar algumas definições com o intuito de estabelecer um vocabulário comum para o restante do texto.

• Processo (de negócio): Na acepção empregada no texto, processo representa todo e qualquer fluxo de trabalho concreto ou seu modelo, a ser gerenciado pelo sistema de Workflow.

• Workflow (WF): automação de um processo de negócio, por inteiro ou em parte, durante o qual informações, tarefas e documentos são passados de um participante para outro, respeitando um conjunto de regras procedurais. Poderíamos dizer que um Workflow é o resultado do casamento entre um Processo de negócio e o sistema de gerenciamento de Workflows.

• WorkItem: chamamos de WorkItem uma atividade isolada em um Workflow qualquer. Workitems surgem à medida que o Workflow evolui e novas tarefas precisam ser cumpridas pelos diversos agentes participantes.

• Agentes: são chamados de agentes os usuários e papéis. Papéis são estruturas hierárquicas utilizadas na representação dos grupos de usuário. Cada usuário deve exercer pelo menos um papel; isto é, deve pertencer a pelo menos um grupo. Isso porque a distribuição das tarefas ou workitems entre os vários usuários é determinada, como se verá adiante, através do(s) papel(éis) ocupado(s) por cada um.