O Espelho Digital


Agradeço a Walter Toscano e a Marcos Daddio pela ajuda, sugestões e material cedido.


Objetivo da Área

O objetivo da área de Processos e Sistemas Editoriais é de garantir e suportar os processos e sistemas de produção, gerenciamento, armazenamento de conteúdo e interfaces de disponibilização para os diversos tipos de mídia.

Dentro da área, mais especificamente, estou participando de um projeto denominado Espelho Digital, explicado a seguir.


O que é o Espelho de uma Revista?

O Espelho é o "mapa" da revista. Nele estão inseridos:

Espelho em papel

  • O nome e da revista, a edição e a data de publicação;

  • As páginas e a numeração;


  • Os cadernos que o compõe;


  • A marcação do centro da estrutura da revista;


  • A posição em que os elementos externos à estrutura serão inseridos (encartes, por exemplo);


  • O posicionamento das páginas editoriais;


  • O posicionamento dos anúncios publicitários.


Todas as publicações da Abril utilizam o Espelho, seja ele desenhado em papel ou em algum software comercial.


O Espelho Digital

O Espelho Digital integra três grandes processos de uma Editora: Editorial, Publicidade e Gráfica.

Espelho Digital

Esse sistema permite visualização das páginas da revista em cada fase, desde da criação, edição, alteração, até o seu envio à gráfica. Vários processos manuais foram automatizados, trazendo muitos ganhos ao processo produtivo. Pode-se citar, entre muitos outros:

  • A união do conteúdo editorial com o de publicidade antes do seu envio às gráficas;
  • A inserção automática de rodapés em páginas editoriais;
  • O controle de versões das páginas;
  • Tracking da produção;
  • Automatização de verificações que eram feitas manualmente, como a de encartes presos sobre páginas duplas ou então, os rodapés sobre anúncios;
  • A padronização dos processos das 44 redações.
  • Dentro da Abril, cada revista possui uma área editorial responsável pela produção do seu conteúdo. Já o setor de publicidade é dividido de acordo com o público alvo. Dessa forma, um único setor de publicidade é responsável por diversas revistas que possuam o mesmo público alvo.

    Cada usuário do Espelho Digital pertence a uma equipe (editorial, publicidade ou gráfica) que possui permissões de acesso e visualização de cada conteúdo, dentro de uma mesma revista. Estas permissões são definidas por cada diretor de redação. Além disso, cada página possui um status para apontar o seu estado. Através desse status, visto por cores diferentes, pode-se saber que equipe está trabalhando em cada página, ou então, a situação da página no processo de produção da revista..

    Na figura acima, podemos enxergar somente os anúncios da revista. A imagem de que se parece com "edifícios", mostra uma página editorial ou então uma dupla editorial. O retângulo laranja com um traço na diagonal representa um anúncio cuja imagem ainda não está disponível. O "X" sobre a página indica que já foi gerado um arquivo em formato PDF de alta resolução, para análise e a cor verde indica que a página já foi liberada para impressão na Gráfica.

    O processo de Criação do Espelho é o seguinte:

    A criação do espelho e a definição do número de cadernos, tipo de lombada associada e páginas é responsável pelo setor de Coordenação de Publicidade. O cadastro da estrutura da revista no Espelho Digital é realizada através do Simulador SAP - Sistema de Administração da Produção (não é o SAP conhecido no mercado).

    A área editorial é responsável pela produção do conteúdo editorial. São eles os responsáveis por receber as informações adquiridas pelos repórteres e fotógrafos para produzirem as páginas de reportagens, eventos, shows e matérias sobre os mais diversos assuntos. O software mais utilizado para a criação das páginas da revista é o Quark Xpress.

    A publicidade é responsável pela venda de páginas de anúncios que vão compor a revista. Todo o controle de vendas de anúncios é controlado pelo Sistema de Vendas de Publicidade (SVP). Cabe a eles definir que anúncios serão colocados nos espaços deixados pela redação. Também é responsabilidade da publicidade controlar a chegada e a validação da imagem do material que será publicado pelo anunciante.

    A cada página, é checada se a resolução de todas as imagens é adequada, se esta possui sangria e marcas de corte devidamente ajustadas e também, se a quantidade de tinta CMYK em cada ponto da página está de acordo com o nível permitido pela gráfica, para que este anúncio não tenha problemas ao ser impresso.

    A Coordenação de Publicidade então insere os anúncios nestas páginas e posiciona-a imagem de acordo com as marcas de corte. O setor de Arte faz a integração do Conteúdo Editorial a o Espelho, define pela inclusão ou exclusão do rodapé de cada página, efetua a geração e verificação dos arquivos (em formato PDF) que será enviado para a Gráfica. Após todo o processo, a Gráfica gera a impressão em série das revistas. Alguns detalhes adicionais sobre o processo de produção pode ser encontrado dentro dos termos técnicos citados e explicados acima.


    Forma de organização da equipe de trabalho e atribuição de responsabilidades

    Neste período de implantação, a equipe se divide em determinadas tarefas. Enquanto alguns dão treinamento as equipes editoriais que receberão o novo sistema, outros cuidam da parte de testes e configuração para que não haja problemas na entrada da nova revista. Enquanto o projeto ainda estiver em fase de implantação, o suporte aos problemas encontrados na produção também é de responsabilidade da equipe. A minha tarefa consiste em testar todos os processos do Espelho Digital antes da sua implantação nas áreas editoriais, bem como, sempre que possível, propor melhorias no processo proposto.


    Estimativa inicial de prazos e do andamento do projeto

    O projeto se iniciou no início de 2003, com a especificação e customização do software e, no início de 2004, o projeto começou a ser implantado nas áreas editoriais. Abril de 2005 é a data prevista para a conclusão desta fase.


    Bibliografia utilizada ou básica para a área de atuação em que se insere o estágio

    Não sei se existem livros específicos que expliquem o processo de produção de revistas e a modelagem de negócios de uma Editora. Por esse motivo, compreender os sistemas e todas as suas funcionalidades torna-se mais complicado. As nossas bases de auxílio são os documentos que contém as especificações do sistema, manuais de instruções e, principalmente, o conhecimento compartilhado pela equipe.


    Treinamento sobre Comunicação

    Presenciei um treinamento sobre comunicação. O treinamento visa a melhoria da comunicação dentro da empresa, ensinando, de uma forma divertida, a comunicar com as pessoas de variados perfis. Para isso, foram necessários alguns testes para entendermos primeiramente o nosso próprio perfil. Após o teste, foram apresentadas algumas situações, a forma ideal de se interagir com cada tipo e formas de se aprimorar os nossos pontos necessários.


    Ferramentas e Técnicas Utilizadas

    Dentro da área técnica, tive contato com todos os sistemas acima citados, um pouco de scripts em Perl, Excel, Access e Oracle.


    Forma de Acompanhamento Utilizada pelo Administrador do Projeto

    O diálogo, as reuniões, os e-mails, os cronogramas, as planilhas de controle e as reuniões com o Comitê do Projeto foram as formas de acompanhamento utilizadas no período.